معرفی 10 ابزار کاربردی دورکاری برای سازمان‌ها

در دنیای امروز بیشتر کسب و کارها ترجیح می‌دهند همه یا بخشی از روند کار خود را به صورت دورکاری پیگیری کنند؛ به طوری که براساس بررسی‌های انجام شده توسط Gallup از هر ده نفر هشت نفر به صورت دورکاری یا ترکیب دورکاری و حضوری کار می‌کنند. دورکاری در کنار مزایایی که برای یک سازمان دارد باعث می‌شود کارکنان بدون صرف وقت و هزینه‌ی زیاد برای رسیدن به محل کار در مکان‌های مختلفی، وظایف محول شده را پیگیری کنند؛ اما انجام این کار چندان هم ساده نیست، چرا که کار کردن در محلی به جز شرکت می‌تواند میزان بهره‌وری را کاهش دهد؛ مگر اینکه از برنامه‌های کمکی مانند ابزار مدیریت در زمان دورکاری استفاده شود. برای آشنایی با ۱۰ ابزار کاربردی در این زمینه تا انتهای مطلب با ما در آراد آرپانت همراه باشید.

آنچه در این مطلب می‌خوانید:

• دورکاری و مزایای آن
• اهمیت استفاده از ابزار مدیریت در زمان دورکاری
• معرفی ۱۰ ابزار مدیریت در زمان دورکاری
• سخن پایانی
• سوالات متداول

دورکاری و مزایای آن

شما در دورکاری بدون حضور فیزیکی در محل کار و از راه دور وظایف محول شده را از طریق اینترنت، تلفن و نرم‌افزارهای مختلف پیگیری کرده و در عین حال به این روش با همکاران خود ارتباط برقرار می‌کنید؛ بنابراین دورکاری می‌توانید مزایای زیر را برای کارکنان و شرکت همراه داشته باشد:

با وجود همه‌ی مزایای شرح داده شده در بالا مطابق با تجربه‌ی شخصی من دورکاری می‌تواند در بعضی از موارد‌ مشکلات مختلفی مثل سختی هماهنگی با سایر همکاران، افزایش خستگی به دلیل انجام دادن وظایف از راه دور، احساس تنهایی و کاهش ارتباطات شخصی را برای شما ایجاد کند. اینجا است که اهمیت استفاده از ابزار مدیریت در زمان دورکاری مشخص می‌شود.

بیشتر بخوانید: معرفی نرم افزارهای مدیریت پروژه Atlassian و امکانات رایگان آن ها

اهمیت استفاده از ابزار مدیریت در زمان دورکاری

با توجه به نکات ذکر شده در بخش قبل اهمیت استفاده از ابزار مدیریت در زمان دورکاری را می‌توان به صورت زیر خلاصه کرد:

• مدیریت آسان پروژه‌ها و کارکنان
• قراردادن فایل‌های مربوط به پروژه درون این ابزارها به منظور دسترسی راحت‌تر مدیران
• برقراری نظم در روند کار
• ارتباط ساده و آسان بین مدیران و کارکنان
• ارسال پیام‌های مختلف به صورت گروهی
• برگزاری جلسه از راه دور و...

معرفی ۱۰ ابزار مدیریت در زمان دورکاری

به گفته‌ی وب‌سایت timeular، 10 تا از بهترین ابزارهای مدیریت در زمان دورکاری که می‌توانند منجر به افزایش بهره‌وری یک تیم و مقابله‌ی راحت‌تر آن‌ها با چالش‌های پیش‌آمده شوند شامل موارد زیر هستند:

۱. Basecamp

عملکرد ساده، طراحی زیبا و امکان استفاده‌ی آسان از قابلیت‌های گوناگون Basecamp آن را به یکی از محبوب‌ترین ابزار مدیریت در زمان دورکاری بین کارکنان و مدیران تبدیل کرده است. شما با استفاده از این نرم‌افزار می‌توانید مدیریت پروژه ها را به راحتی انجام داده و با مشتریان هم به صورت مجازی در ارتباط باشید.

۲. Fellow

Fellow یک ابزار مدیریت در زمان دورکاری است که همکاری افراد تیم را از راه دور ساده کرده و منجر به افزایش بهره‌وری آن‌ها نیز می‌شود. شما به کمک این پلتفرم می‌توانید ضمن برگزاری جلسات تک‌نفره با افراد از میزان پیشرفت پروژه و روندکار هم مطلع شوید.

سایر مزایای استفاده از Fellow شامل موارد زیر است:

• مدیریت جلسات: با استفاده از این ابزار مدیریتی ایجاد دستور کار، یادداشت‌برداری و در مجموع روند آماده‌سازی و اجرای جلسات ساده می‌شود.
• همکاری در لحظه (real-time): با وجود Fellow افراد تیم می‌توانند در لحظه از راه دور با یکدیگر ارتباط برقرار کرده و به این ترتیب از مراحل مختلف پیشرفت پروژه مطلع شوند. با وجود این برنامه حس کارگروهی در اعضا تقویت می‌شود.
• پیگیری عملکرد: با این ابزار مدیریت در زمان دورکاری می‌توانید بر روی عملکرد افراد و تیم به صورت موثر نظارت کرده و از چالش‌های احتمالی، میزان پیشرفت و دست‌آوردها مطلع شوید.

بیشتر بخوانید: آشنایی با نرم افزار مدیریت پروژه جیرا

3. گوگل درایو

احتمالاً می‌دانید که گوگل درایو نوعی سرویس ذخیره و همگام‌سازی فایل مبتنی بر فضای ابری است که به کاربران اجازه می‌دهد فایل، سند، تصویر، ویدیو و مواردی از این دست را در یک مکان امن نگهداری کرده و با سایرین به اشتراک بگذارند. سایر مزایای استفاده از این ابزار مدیریت در زمان دورکاری شامل موارد زیر است:

• همکاری آسان: چند کاربر می‌توانند به صورت همزمان فایل‌ها را ادیت کرده و بر روی آن‌ها کامنت بگذارند؛ بنابراین همکاری تیمی بدون نیاز به اشتراک‌گذاری مداوم فایل جدید آسان‌تر می‌شود.
• دسترسی: به دلیل اینکه گوگل درایو پلتفرمی مبتنی بر فضای ابری است به کارکنان دورکار اجازه می‌دهد در هر لوکیشنی به فایل‌های خود دسترسی پیدا کنند.
• دسترسی آفلاین: با کمک این برنامه می‌توانید به فایل‌ها به صورت آفلاین دسترسی پیدا کرده و حتی بدون اتصال به اینترنت هم روی آن‌ها کار کنید.

۴. Microsoft Teams

از این برنامه به صورت گسترده به همراه Outlook استفاده شده و نوعی پلتفرم ارتباطی و همکاری یکپارچه است که امکان اشتراک‌گذاری فایل و کار تیمی را در اختیار سازمان‌ها قرار می‌دهد. شما با استفاده از این ابزار مدیریت در زمان دورکاری می‌توانید:

• جلسات و کنفرانس‌های ویدیویی برگزار کنید: قابلیت‌هایی که در زمان کنفرانس‌های ویدیویی این برنامه در اختیار شما قرار می‌گیرد شامل اشتراک‌گذاری صفحه، همکاری در لحظه بر روی فایل‌های به اشتراک‌گذاشته شده، برگزاری جلسات به صورت رو در رو و تقویت حس ارتباط و کار گروهی است.
• چت کنید:‌ افراد تیم می‌توانند با استفاده از Microsoft Teams به راحتی با یکدیگر چت کرده و در مورد مسائل مختلف گفت‌وگو کنند.
• ضبط جلسات: با وجود این برنامه می‌توانید جلسات را ضبط کرده و آن‌ها را برای افرادی که حضور نداشتند، ارسال کنید.

۵. Slack

یکی دیگر از ابزار مدیریت در زمان دورکاری است که ضمن متحدکردن افراد تیم، جریان کار را ساده کرده و میزان بهره‌وری را هم افزایش می‌دهد. اسلک به دلیل رابط کاربری زیبا و یکپارچگی قدرتمند در بین سازمان‌های گوناگون از محبوبیت بالایی برخوردار است. سایر مزایای استفاده از این ابزار شامل:

• ارتباط در لحظه: با وجود قابلیت چت این برنامه افراد تیم می‌توانند در لحظه با یکدیگر ارتباط برقرار کرده و در مورد موضوعات مختلف تصمیم‌گیری کنند.
• کانال‌های سازمان‌دهی شده: ساختار اسلک به گونه‌ای است که تیم‌ها می‌توانند برای هر پروژه، فضایی اختصاصی بسازند و به این ترتیب دسترسی به اطلاعات مرتبط آسان‌تر خواهد شد.

• همکاری یکپارچه: با قابلیت اشتراک‌گذاری فایل موجود در این برنامه تیم‌ها می‌توانند روی فایل‌ها کار کرده، آن‌ها را در لحظه ویرایش کرده و نظر خود را در مورد آن ارائه دهند که منجر به تقویت حس کار گروهی و همکاری یکپارچه خواهد شد.

بیشتر بخوانید: راهنمای انتخاب بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه و تسک

6. Trello 

ترلو یکی از محبوب‌ترین نرم‌افزارهای مدیریت کار و بهره‌وری است که به دلیل طراحی کاربرپسند و قابلیت‌های گوناگون خود همچنان در سراسر دنیا از شهرت بالایی برخوردار است. شما با استفاده از این ابزار مدیریت در زمان دورکاری می‌توانید تیم خود را به بهترین شکل ممکن سازماندهی کرده و وظایف را بین آن‌ها تقسیم کنید.

۷. Asana

با وجود آسانا می‌توانید وظایف و اعضای تیم را مدیریت کرده و ضمن سازماندهی یکپارچه، پروژه‌ها را نیز اولویت‌بندی کنید. با استفاده از این ابزار مدیریت در زمان دورکاری اعضای تیم می‌توانند در لحظه با یکدیگر ارتباط برقرار کرده و در مورد روند تسک‌های گوناگون مطلع شوند.

۸. ClickUp

گردش کار با وجود ClickUp ساده‌تر شده و ادغام وظایف گوناگون، اسناد، چت‌ها و اهداف در یک برنامه ممکن می‌شود. سایر مشخصات و قابلیت‌های این ابزار مدیریت در زمان دورکاری شامل موارد زیر است:

• مدیریت جامع تسک‌ها: با استفاده از این پلتفرم می‌توان ساخت تسک‌ها، محول کردن و پیگیری آن‌ها را به طور موثری انجام داد. 
• همکاری و ارتباط سازنده: با وجود قابلیت‌های مختلف ClickUp از قبیل کامنت، محول کردن تسک و مواردی از این دست همکاری و ارتباط سازنده بین افراد یک تیم تقویت می‌شود.

۹. Zoom

در سال‌های اخیر به ویژه در زمان همه‌گیری کرونا استفاده از زوم برای برقراری جلسات مجازی رونق گرفت. البته این تنها قابلیت این برنامه نیست؛ چرا که با استفاده از آن می‌توان تماس‌های صوتی و تصویری با کیفیت بالایی برقرار کرده، صفحه را به اشتراک گذاشت، از بک‌گراندها و فیلترهای مجازی استفاده کرده، جلسات را ضبط و با افراد تیم چت کرد.

۱۰. Loom

در صورتی که افراد تیم شما در مناطق زمانی گوناگون زندگی می‌کنند نیازی نیست که یک موضوع را چندبار برای آن‌ها توضیح دهید؛ چرا که می‌توانید با استفاده از Loom ویدیو ضبط کرده و آن‌ها را برای افراد به اشتراک بگذارید.

سخن پایانی

در این مطلب با ۱۰ تا از برترین ابزار مدیریت در زمان دورکاری و اهمیت استفاده از آن‌ها آشنا شدیم. همان‌طور که ملاحظه کردید دورکاری چالش‌های خاص خود را دارد که مدیریت آن‌ها نیازمند استفاده از برنامه‌های قدرتمند است. شما می‌توانید برای دریافت مشاوره در این زمینه و اطلاع از خدمات نصب Atlassian مانند جیرا و کانفلوئنس آراد آرپانت با کارشناسان مجموعه تماس بگیرید. 

سوالات متداول

در این قسمت پاسخ برخی از سوالات رایج درباره ابزارهای مدیریت دورکاری برای سازمان‌ها آورده شده است:

۱. دورکاری چیست؟

دورکاری کار کردن بدون حضور فیزیکی در محل کار است.

۲. اهمیت استفاده از ابزار مدیریت در زمان دورکاری چیست؟

مدیریت آسان پروژه، برقراری نظم در روند کار، ارسال پیام به صورت گروهی، برگزاری جلسه و ارتباط ساده و آسان بین کارکنان و مدیران از مزایای استفاده از این ابزارها هستند.

۳. دورکاری چه مزایای به همراه دارد؟

دورکاری برای شرکت و کارکنان مزایای گوناگونی را به همراه دارد که در متن به آن‌ها پرداخته شده است.

۴. بهترین ابزار مدیریت در زمان دورکاری کدام است؟

تعدادی از بهترین ابزار مدیریت در زمان دورکاری شامل Basecamp، گوگل درایو، Fellow، Microsoft Teams و Slack هستند.

۵. چالش‌های پیش روی کارکنان دورکار چیست؟

تعدادی از چالش‌های احتمالی پیش روی افراد دورکار شامل احساس تنهایی، کاهش ارتباط با سایرین،‌ خستگی مفرط به دلیل انجام کار از راه دور و سختی هماهنگی با سایر همکاران است.