کانفلوئنس چیست؟ همه چیز درباره نرم افزار کانفلوئنس (Confluence)

سازمان‌دهی تیم‌های بزرگ در پروژه‌های کلان از مسئولیت‌های سنگین مدیران است؛ اما می‌توان قسمت بزرگی از وظایف موجود از قبیل به‌روزرسانی وضعیت پروژه، ارسال ایمیل به اعضا و به‌اشتراک‌گذاری یادداشت‌های جلسه را از طریق ابزارهای مدیریت مستندات انجام داد که یکی از معروف‌ترین گزینه‌های موجود کانفلوئنس است. ما در این مطلب به پرسش ((کانفولئنس چیست؟)) پاسخ می‌دهیم؛ پس برای آشنایی دقیق با ماهیت این ابزار و نحوه‌ی استفاده از آن مطالعه‌ی این بخش را از دست ندهید.

کانفلوئنس چیست؟

در حال حاضر ابزارهای مدیریتی گوناگونی از قبیل جیرا (جیرا چیست)، ‌ترلو و بیت باکت (bitbucket چیست) وجود دارند که توسط شرکت‌ها در پروژه‌های گوناگون استفاده می‌شوند. به همین دلیل ممکن است بپرسید که کانفلوئنس چیست و چرا به سراغ استفاده از آن برویم؟

همان‌طور که در ابتدای مطلب به آن اشاره کردیم، کانفلوئنس نوعی نرم‌افزار مدیریتی محبوب است که توسط شرکت استرالیایی Atlassian توسعه‌یافته است. استفاده از این ابزار برای شرکت‌هایی مناسب است که وظیفه‌ی پیشبرد پروژه‌های بزرگی را بر عهده دارند که در آن‌ها کارکنان در بخش‌ها، تیم‌ها و لوکیشن‌های مختلف همکاری می‌کنند.

کاربرد کانفلوئنس چیست؟ در حقیقت با استفاده از این ابزار مدیریتی افراد به صورت‌جلسه‌ها، گزارش‌ها، فهرست وظایف، پیش‌نویس‌ها و موارد مختلفی دسترسی دارند و درعین‌حال می‌توانند تغییرات اسناد را در لحظه مشاهده کنند. جالب است بدانید که امکان برقراری جلسات طوفان فکری به‌منظور رسیدن به ایده‌های جدید و تعریف استراتژی‌های گوناگون نیز در کانفلوئنس وجود دارد.

نحوه‌ی استفاده از کانفلوئنس

بعد از آشنایی حدودی با ماهیت این نرم‌افزار ممکن است بپرسید (روش استفاده از نرم افزار کانفلوئنس چیست؟) باید بدانید که شرکت‌های مختلف برای ساده‌تر کردن عملیات تجاری مختلف و توانمندسازی تیم‌های خود در زمینه‌ی همکاری مؤثر و کارآمد از کانفلوئنس و سایر نرم‌افزارهای مدیریتی در کنار یکدیگر استفاده می‌کنند.

البته به دلیل اینکه کانفلوئنس توسط شرکت Atlassian توسعه داده شده، از محبوبیت نسبتاً بالایی برخوردار بوده و امکان استفاده‌ی هم‌زمان از آن در کنار سایر محصولات این شرکت مانند Jira و Jira Align وجود دارد.

خبر خوب این است که کانفلوئنس با بسیاری از برنامه‌های شخص ثالث هم سازگاری دارد؛ بنابراین می‌توانید نرم‌افزار را با سیستم‌های حال حاضر شرکت خود یکپارچه کرده و از امکانات متنوع آن بهره‌مند شوید.

مزایای استفاده از کانفلوئنس چیست؟

مهم‌ترین مزیت کانفلوئنس چیست؟ استفاده از کانفلوئنس می‌تواند مزایای گوناگونی برای پروژه و شرکت شما داشته باشد که از جمله‌ی آن‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• کانفلوئنس با کاهش نیاز به ارتباطات رفت و برگشتی می‌تواند به میزان چشمگیری در زمان شما صرفه‌جویی کند؛ چرا که کاربران به‌سادگی اسناد موردنظر را در آن بارگذاری کرده و در نهایت مدیران تغییرات دلخواه را در آن‌ها اعمال می‌کنند. 
• امکان اجرای تغییرات اسناد به‌صورت real-time وجود دارد.
• امکان همگام‌سازی کانفلوئنس با دستگاه‌های iOS و اندرویدی وجود دارد. اگر اعضای تیم شما به‌صورت دورکار فعالیت می‌کنند می‌توانید بدون نیاز به برگزاری جلسات حضوری و از طریق کانفلوئنس روند اجرای پروژه‌ها را بررسی کنید.
• امکان همگام‌سازی کانفلوئنس با دستگاه‌های iOS و اندرویدی وجود دارد.
• افراد تیم می‌توانند با استفاده از قالب‌های آماده این نرم‌افزار اسناد مختلف پروژه را به‌سرعت و به‌آسانی بسازند. این مسئله مزایای مختلفی دارد که شامل افزایش شفافیت پروژه، پیروی از برنامه‌ی زمانی تعریف‌شده و به‌اشتراک‌گذاری به‌موقع وضعیت پیشرفت پروژه با مشتریان و سهام‌داران است.
• با استفاده از کانفلوئنس می‌توانید داده‌ها را در یک فضای واحد ذخیره کنید؛ اما درعین‌حال امکان ایجاد فضای مجزا برای قسمت‌های مختلف شرکت شما نیز وجود دارد. با این کار هر بخش در عین داشتن وظایف و فایل‌ها به‌صورت مجزا می‌تواند به‌سادگی با سایر بخش‌ها نیز همکاری کند.
• یکی از قابلیت‌های مهم کانفلوئنس امکان جستجوی سریع و راحت از بین صدها سند و پروژه‌ی گوناگون است.

کاربردی‌ترین ویژگی کانفلوئنس چیست؟ 

قابلیت نسخه‌سازی صفحه و فایل این نرم‌افزار به کاربر اجازه می‌دهد ضمن ویرایش سند، نسخه‌های قبلی آن را برای دسترسی‌های احتمالی در آینده ذخیره کند. با این کار حجم بالایی از فشار در زمان ویرایش کاهش پیدا می‌کند چرا که کارکنان می‌توانند همیشه به نسخه‌های قبلی بازگردند و در مورد میزان کیفیت آن‌ها تصمیم بگیرند.

مدیران پروژه در کانفلوئنس قادر هستند اعلانات متعددی را برای کل شرکت، تیم پروژه یا تعداد مشخصی از کارکنان ارسال کنند؛ بنابراین کاربران به‌راحتی می‌توانند از آخرین تغییرات به‌صورت هم‌زمان مطلع شوند.

بیشتر بخوانید: راهنمای انتخاب بهترین برنامه برای مدیریت پروژه و تسک

کاربران کانفلوئنس چه اشخاصی هستند؟

بعد از اینکه به سؤال مزایای کانفلوئنس چیست؟ پاسخ دادیم، بهتر است با کاربران این نرم‌افزار هم آشنا شویم. کانفلوئنس به دلیل مزایای گوناگون توانست به‌سرعت به یک از محبوب‌ترین ابزارهای مدیریتی تبدیل شود؛ به‌طوری که در حال حاضر بیشتر از 2100 شرکت در سراسر جهان از جمله نتفلیکس، فیس‌بوک و استک از آن استفاده می‌کنند. این نرم‌افزار می‌تواند توسط‌ تیم‌های مختلف استفاده شود:

• تیم‌های مدیریت محصول می‌توانند از کانفلوئنس برای ردیابی و مدیریت جنبه‌های مختلف معرفی و فروش محصول استفاده کنند.
• تیم‌های منابع انسانی می‌توانند با استفاده از اسناد متعدد آموزشی موجود در کانفلوئنس، کارکنان جدید را مطلع کنند.
• روش استفاده‌ی تیم IT و پشتیبانی از کانفلوئنس چیست؟ تیم‌های ذکرشده می‌توانند از این ابزار به‌عنوان پایگاه مستندسازی، داده‌های مشتری و دستورالعمل‌هایی برای رسیدن به بهترین عملکرد استفاده کنند.
• تیم‌های مدیریت پروژه با استفاده از کانفلوئنس می‌توانند بستر مناسبی را برای طوفان‌های فکری، پیگیری وضعیت پیشرفت و همکاری خود ایجاد کنند.
• کانفلوئنس می‌تواند فضای مناسبی را به‌منظور قراردادن لیست وظایف، برنامه زمانی و ویژگی‌های مورد نیاز برای تیم‌های توسعه نرم‌افزار فراهم کند.

سایر کاربردهای کانفلوئنس چیست؟ 

تیم‌های بازاریابی نیز می‌توانند از مشخصات بازخورد سریع و ارتباطات کانفلوئنس برای بهینه‌سازی محتوای خود استفاده کنند.

بیشتر بخوانید: نرم افزار انی دسک چیست و چه کاربردی دارد؟

سایر مشخصات کانفلوئنس چیست؟

همان‌طور که در قسمت‌های قبل به آن اشاره کردیم، کانفلوئنس مزایا و ویژگی‌های متعددی دارد که به روند پیشرفت پروژه (مثلا پروژه های خدمات پشتیبانی شبکه) و مدیریت آن سرعت قابل‌توجهی می‌بخشد. در این قسمت به بررسی ۴ مورد از کاربردی‌ترین ویژگی‌های این نرم‌افزار می‌پردازیم:

مدیریت کارآمد تسک‌ها

منظور از مدیریت کارآمد تسک‌ها در کانفلوئنس چیست؟ کاربران با استفاده از این نرم‌افزار می‌توانند ضمن اضافه‌کردن تسک، شخص، برچسب و تاریخ اتمام این تسک را نیز به کارت اضافه کنند. با این کار کانفلوئنس به‌صورت خودکار به افراد تیم در مورد وظایف جدید اطلاع داده و به آن‌ها اجازه می‌دهد تا گزارش‌های کار پویا بسازند.

بیشتر بخوانید: معرفی امکانات و ویژگی‌های بهترین نرم افزارهای مدیریت تسک

ساخت اسناد قابل‌جستجو

مفهوم اسناد قابل‌جستجو کانفلوئنس چیست؟ الگوهای اسناد موجود در کانفلوئنس باعث می‌شود تا ساخت فایل‌های جدید در آن به‌آسانی انجام شود؛ به‌علاوه این فایل‌ها تعاملی هستند. یعنی اینکه کاربران می‌توانند برای جلسات برنامه‌ریزی کرده و تسک‌ها و استراتژی‌ها را از طریق نرم‌افزار در فایل‌هایی که ساخت و پیدا کردن آن‌ها آسان است، مشخص کنند.

اشتراک‌گذاری ساده فایل

اشتراک‌گذاری فایل در کانفلوئنس چیست و چطور انجام می‌شود؟ کاربران کانفلوئنس می‌توانند فایل‌های خود را به روش‌های متفاوتی از قبیل فهرست‌های جداگانه یا به‌صورت قرار گرفته در صفحات به اشتراک بگذارند. خوانندگان هم می‌توانند پیش‌نمایش فایل‌های موجود را قبل از بازکردن آن‌ها مشاهده کنند؛ نرم‌افزار هم تاریخچه‌ی نسخه‌ی هر فایل را برای دفعات بعدی ذخیره می‌کند.

تصمیم‌گیری سازمان‌یافته

برای درک مفهوم تصمیم‌گیری سازمان‌یافته در کانفلوئنس این قسمت را از دست ندهید. اعضای تیم در این نرم‌افزار قادر به ساخت صفحات گوناگونی برای بحث در مورد تصمیم‌ها و پیشرفت پروژه‌ها هستند.

کاربران می‌توانند سهام‌داران را به این صفحات دعوت کرده تا آن‌ها نیز در این فرایند مشارکت کنند. مهم‌ترین مزیت این کار امکان ارجاع به این گفت‌وگوها به‌منظور نشان‌دادن استدلال پشت تصمیم‌های مختلف است.

بیشتر بخوانید: همه چیز درباره حمله سایبری و راه‌های مقابله با آن

سخن آخر

در این از آراد آرپانت مطلب توانستیم به پاسخ جامعی برای پرسش ((کانفلوئنس چیست؟)) برسیم و متوجه شدیم که با استفاده از امکانات گسترده‌ی این نرم‌افزار می‌توان به‌راحتی پروژه‌های بزرگ را مدیریت کرد. شما می‌توانید پرسش‌های خود پیرامون کاربردهای گوناگون کانفلوئنس را با ما در میان بگذارید.