اگر در حال راه‌اندازی یک تیم برای اجرای یک پروژه، یک استارتاپ و یا یک کسب و کار هستید، باید بدانید که امروزه استفاده از نرم‌افزارهای مناسب مدیریت زمان، داده و پروژه یکی از بخش‌های اجتناب‌ناپذیر و جدایی نشدنی در همکاری تیمی و سواد کاری به‌حساب می‌آید. در این مطلب قصد داریم نرم افزارهای Atlassian که نرم افزار مدیریت تسک به‌حساب می‌آیند را به شما معرفی کنیم و اهمیت استفاده از آن در کسب‌وکار را بررسی کنیم.
چرا باید از نرم افزارهای Atlassian استفاده کنیم؟
در دنیای امروز، مدیران هر کسب‌وکاری برای اینکه در بازار رقابتی به زمین نخورند و به پیشرفت برسند، باید پروژه‌ها را کاملا حساب شده و کارآمد انجام دهند و در زمان مناسب به نیازهای مشتری پاسخ دهند. برای مثال در یک مطب پزشک باید تنظیم زمان مراجعات را مدیریت کرد، مدیر یک رستوران بیرون‌بر باید زمان آماده‌شدن و سفارش غذاها را با حضور پیک موتوری تطبیق دهد، یک شرکت برنامه‌نویسی باید در کدنویسی هماهنگ باشند و همگام باهم پیش بروند. هرچقدر شرکت‌ها گسترده‌تر می‌شوند، هماهنگی میان تیم‌ها و افراد دشوارتر خواهد شد. به همین دلیل استارتاپ‌ها و شرکت‌ها از نرم افزارهای Atlassian استفاده میکنند.
فرآیند سازی چیست؟
فرآیند مجموعهای از فعالیتهایی است که به یکدیگر مرتبط هستند و با مصرف یک یا چند منبع، ورودیها را تبدیل به خروجیها میکنند. این خروجیها هم به‌عنوان ورودی‌های فرآیندهای دیگر مورد استفاده قرار می‌گیرد تا در نهایت یک هدف مشخص یا نتیجه نهایی به دست بیاید.
در یک فرآیند سازی سازمانی بین مشتریان و طرف مقابل که می‌تواند برون سازمان و یا درون سازمان باشد، باید برای رسیدن به خروجی مورد نظر، در پی برآورده کردن انتظارات و نیازها باشند. این فرآیندها باید متناسب با پیچیدگی‌ها و اهداف سازمان باشند و با این رویکرد که برای سازمان ارزش‌افزوده ایجاد کنند، طراحی شوند. این ورودی و خروجیها هم می‌تواند مانند قطعات، مواد یا تجهیزات ملموس باشند و یا همچون اطلاعات و انرژی ناملموس باشند. گاهی اوقات نیز ممکن است در فرآیندسازی، خروجی ناخواسته همچون آلودگی یا زباله به وجود بیاید.
برای موفقیت یک سیستم باید به جمع‌آوری داده‌های لازم برای اندازه‌گیری عملکرد فرآیند و پیاده‌سازی اطلاعات تجزیه‌وتحلیل شده جهت بهبود بپردازید. برای ارزیابی بازنگری داخلی یا خارجی فرآیندها نیز از اثربخشی و کارایی فرآیندها بهره ببرید.
معرفی شرکت اطلسیان (Atlassian)
شرکت اطلسیان (Atlassian)، که در سال ۲۰۰۲ توسط مایک کننبروک و اسکات فارکوهار در شهر سیدنی استرالیا تأسیس شد، به عنوان یکی از نام‌آشناترین برندها در صنعت نرم‌افزار شناخته می‌شود. این شرکت، که به ارائه محصولات و خدمات نوآورانه در زمینه توسعه نرم‌افزار و مدیریت پروژه معروف است، محصولاتی همچون جیرا (Jira)؛ برای ردیابی مسائل و مدیریت پروژه، کانفلوئنس (Confluence)؛ به عنوان پلتفرمی برای همکاری تیمی و به اشتراک‌گذاری دانش، بیت‌باکت (Bitbucket)؛ به عنوان سرویس میزبانی کد و ترلو (Trello) که یک ابزار مدیریت پروژه بصری است را در کارنامه خود دارد. اطلسیان با تمرکز بر فرهنگ سازمانی مبتنی بر احترام متقابل، شفافیت و فرصت‌های برابر برای همه کارمندان، نه تنها در عرصه تکنولوژی بلکه در زمینه توسعه فرهنگ سازمانی نیز پیشرو بوده است. با حضور جهانی و داشتن دفاتر در نقاط مختلف دنیا، اطلسیان نمونه‌ای برجسته از یک شرکت بین‌المللی است که به پیشرفت و تحول دائمی در صنعت فناوری اطلاعات متعهد مانده است.
انواع نرم افزارهای Atlassian
سایت Atlassian خدمات و نرم افزارهای مختلفی را جهت مدیریت پروژه به کاربران ارائه می‌کند. اگر جزو افرادی هستید که یک استارتاپ را مدیریت می‌کنید، حتما از این نرم افزارها که شامل نرم افزار bamboo، نرم افزار جیرا Jira، نرم افزار بیت باکت bitbucket، نرم افزار کانفلوئنس Confluence، ترلو و غیره هستند استفاده کرده‌اید. در این قسمت قصد داریم شما را با مهم‌ترین نرم افزارهای Atlassian آشنا کنیم.
کانفلوئنس چیست؟
Confluence یک نرم افزار حرفه‌ای است که به کمک آن می‌توانید کارهای تیمی را سازماندهی، پیگیری، مدیریت و اجرا کنید. این نرم افزار سبب شده تا بتوانید به مدیریت امور جاری در یک پروژه، پیگیری کارهای هر یک از افراد فعال پروژه و همکاری با اعضای تیم بپردازید.
مدیریت اسناد با نرم افزار confluence به این شکل است که این برنامه اطلاعات ارائه شده توسط هر کاربر را در فضای مشخص ذخیره می‌کند و امکان جستجوی آن را فراهم می‌کند. به‌طورکلی از این نرم افزار می‌توانید برای هماهنگی بین اعضای تیم در شرکت‌های تحقیقاتی یا با داده‌های زیاد بهره ببرید.
بیشتر بدانید: همه چیز درباره نرم افزار کانفلوئنس (Confluence)
جیرا چیست؟
نرم افزار جیرا (JIRA) یکی از نرم افزارهای Atlassian است که برای کمک به تیمهای توسعه نرم‌افزار طراحی شده است. این نرم افزار در ابتدا باگ‌های نرم افزاری را ردیابی می‌کرد؛ اما امروزه توسعه پیدا کرده و می‌توان مدیریت و کنترل پروژه با JIRA را به‌راحتی انجام داد.
قابلیت اعلان Jira سبب شده تا به‌محض وقوع اتفاقات، کاربران مربوطه از آن مطلع شوند و همواره در جریان اتفاقات قرار بگیرند. Jira یک نرم افزار فوق‌العاده کاربردی است که ویژگی‌ها و ابزارهای خاصی دارد و تجربه کاربری آسانی را برای افراد به ارمغان می‌آورد تا بتوانند از آن برای انجام امور کنترل پروژه توسعه نرم‌افزاری و بسیاری کاربرد‌های گوناگون بهره ببرند.
بیشتر بدانید: جیرا چیست؟ و چه کاربردی برای مدیریت پروژه دارد؟
تفاوت های میان جیرا و کانفلوئنس
جیرا و کانفلوئنس دو محصول متفاوت و هر دو ساخت شرکت Atlassian هستند که برای مدیریت تسک در مدیریت پروژه به شما کمک میکنند. اگر نمی‌دانید که بین راه اندازی Jira و Confluence کدام را انتخاب کنید، در این قسمت تفاوت‌های این دو نرم افزار را بررسی می‌کنیم تا در انتخاب نرم افزارهای Atlassian بتوانید بهترین تصمیم را بگیرید.
- جیرا ابزاری است که مشکلات سیستمی و باگ‌ها را پیگیری و برطرف می‌کند؛ اما کانفلوئنس یک ابزار بر مبنای ویکی است که به سازماندهی و ذخیره محتواهای مربوط به پروژه می‌پردازد.
- جیرا به مدیریت پروژه‌های توسعه نرم افزاری می‌پردازد که از روش‌شناسی اجایل استفاده میکنند؛ اما پس از آشنایی با ابزار کانفلوئنس متوجه می‌شوید که کار کانفلوئنس بیشتر در مورد مدیریت محتوا است.
شرکت آراد آرپانت خدمات نصب نرم افزارهای شرکت اطلسیان از جمله نصب کانفلوئنس و خدمات نصب جیرا را به طور حرفه‌ای انجام می دهد.
Bitbucket چیست؟
BitBucket یکی دیگر از نرم افزارهای Atlassian است که شباهت زیادی به Github دارد. این نرم‌افزار برای مدیریت پروژه و مدیریت تسک به تیم‌ها کمک می‌کند که به مدیریت پروژه خود و مشارکت در کدنویسی، تست و پیاده‌سازی با یکدیگر بپردازند.
پس از شروع کار با BitBucket و پیاده‌سازی قوانین آن در سامانه خود، مدیران تیم‌ها می‌توانند از افزایش سرعت انتشار نسخه‌های نرم‌افزاری مطمئن شوند. BitBucket دارای قابلیت یکپارچه‌سازی کامل با نرم‌افزارهای بامبو (Bamboo) و Jira است که استفاده از BitBucket مزایایی همچون کاهش سربار پروژه، افزایش دید تیم و صرفه‌جویی در زمان را به همراه دارد.
بیشتر بدانید: همه چیز درباره بیت باکت (Bitbucket)
شروع یکپارچه سازی جیرا و بیت باکت
یکپارچه‌سازی جیرا و بیت‌باکت، دو محصول کلیدی شرکت اطلسیان، نقطه عطفی در افزایش کارایی و هماهنگی تیمهای توسعه نرم‌افزار به شمار می‌رود. جیرا، به عنوان ابزاری قدرتمند برای مدیریت پروژه و ردیابی مسائل، و بیت‌باکت که به عنوان یک سرویس میزبانی کد منبع با تمرکز بر گیت عمل می‌کند، با یکپارچه‌سازی خود توانسته‌اند تجربه‌ای بی‌نظیر در مدیریت چرخه حیات توسعه نرم‌افزار ارائه دهند. این یکپارچه‌سازی به تیمهای مختلف این امکان را می‌دهد تا فرآیندهای توسعه، از جمله برنامهریزی، کدنویسی، تست و عرضه را در یک محیط یکپارچه و هماهنگ انجام دهند. از جمله مزایای این ادغام می‌توان به افزایش شفافیت، کاهش خطاها و تسریع در فرآیند توسعه اشاره کرد. این یکپارچه‌سازی نه تنها به تیمهای توسعه اجازه می‌دهد تا به طور موثرتری بر روی کد تمرکز کنند، بلکه باعث بهبود ارتباط و همکاری بین اعضای تیم می‌شود، که در نهایت منجر به ارتقاء کیفیت نهایی محصول می‌گردد. آراد آرپانت با انجام یکپارچه سازی این دو نرم‌افزار فوق العاده کاربردی به سازمان‌ها کمک می‌کند تا در جهت افزایش بازدهی پروژه‌های خود قدم بردارند.
چرا به مدیریت پروژه در شرکت نیاز داریم؟
طبق نظرسنجی مؤسسه مدیریت پروژه ۵۸٪ از سازمان‌ها از اهمیت واقعی مدیریت پروژه اطلاع دارند و تنها ۲۳٪ از شیوه‌های استاندارد مدیریت پروژه استفاده میکنند. حال می‌خواهیم منافع استفاده از مدیریت پروژه را بررسی کنیم تا به اهمیت آن پی ببرید.
1- ارتباطات مداوم
ارتباطات یکی از موارد بسیار مهم در مدیریت پروژه محسوب می‌شود که تاثیر خوبی در عملکرد تیم دارد. مدیران پروژه به کمک ارتباط مداوم از این مطمئن می‌شوند که تیم در پی دستیابی به یک هدف مشترک است. در نتیجه کارایی تیم افزایش می‌یابد.
2- تخصیص موثر منابع
اعضای تیم بزرگ‌ترین منبع یک پروژه است که در اختیار مدیران می‌باشد. در تیمهای پروژه افراد مختلفی هستند که از بخش‌ها و پیشینه‌های متفاوت آمده‌اند. با استفاده از نرم افزارهای Atlassian و برنامهریزی مناسب پروژه، باید بدانید که در زمانی که به آن‌ها نیاز دارید، حضور دارند. این مورد برای منابع دیگر همچون ماشین‌آلات، ابزارها، بودجه و غیره نیز صدق می‌کند.
3- بهرهوری بالاتر
درصورتی‌که از منابع به‌درستی استفاده کنید، می‌توانید کارهای بیشتری را در زمان کمتری انجام دهید و سبب افزایش بهرهوری شوید.
4- بهبود رضایت مشتری
با ارائه خدمات بی‌نظیر می‌توانید مشتریان خود را حفظ کنید که این مورد نسبت به یافتن مشتریان جدید، مهم‌تر است. شما با مدیریت پروژه تمرکز بالایی روی کیفیت و کارایی کار به دست خواهید آورد که سبب رضایت مشتری می‌شود. در این صورت مشتری برای پروژه‌های دیگر هم به سراغ شما می‌آید و شما را به مشتریان دیگر معرفی می‌کند که یک بازاریابی رایگان برای شما به‌حساب می‌آید.
5- مدیریت ریسک
یک نکته مهم دیگر در فرایند توسعه پروژه، فرایند مدیریت ریسک است و امری حیاتی محسوب می‌شود. یک مدیر خوب هرگز نباید خطرات را نادیده بگیرد. ریسک‌ها باید در اولین زمان به‌خوبی تحلیل شوند.
6- بهبود روحیه
زمانی که تیم شما عملکرد مؤثری داشته باشد و مدام به موفقیت برسد، اعتمادبه‌نفس و روحیه افراد تیم افزایش می‌یابد.
7- برنامهریزی بهتر
پایه و اساس یک پروژه موفق، برنامهریزی موثر یک پروژه از ابتدای کار است. در مدیریت پروژه باید برنامهریزی را جدی بگیرید و دامنه، اهداف و زمان‌بندی را در نظر داشته باشید. با برنامهریزی صحیح جلوی تشریفات اداری غیرضروری و پایین آمدن سرعت تیم را می‌گیرید. همچنین از اینکه از ریسک‌ها، ذی‌نفعان و نیازهای مشتری اطلاع کامل دارید، مطمئن می‌شوید.
8- کنترل کیفیت
مدیران همواره برای اتمام به‌موقع پروژه تحت‌فشار هستند. وقتی سرعت تیم پایین باشد، کارها با عجله انجام می‌شود و نتیجه خوبی به دست نمی‌آید. استفاده از متدولوژی‌هایی مانند Agile به مدیران کمک می‌کند تا کیفیت و کاربرد محصول را در هر مرحله بررسی و محصول نهایی را ضمانت کنند. با مدیریت صحیح پروژه می‌توانید منابع و زمان‌بندی را نیز کنترل کنید.
9- یادگیری از گذشته
یک مدیر موفق نباید یک اشتباه را دوبار تکرار کند. شما به کمک مستندات ضبط شده، می‌توانید فعالیت‌ها را پیگیری کنید و در نهایت تیم شما از شکست و یا موفقیت درس بگیرد. وقتی از یک پروژه آموزش‌های لازم را کسب کرده باشید، می‌توانید از آن در پروژه‌های بعدی استفاده کنید و همچنین از آن برای زمان‌بندی پروژه و برآورد هزینه‌ها استفاده کنید.
10- نظارت مستمر
شما به‌عنوان یک مدیر، با مدیریت پروژه نظارت مستمر روی کارهای تیم دارید که این مورد سبب می‌شود که اشکالات موجود در پروژه به‌موقع شناسایی و گزارش داده شود و پروژه بدون مشکل از موانع عبور کند.
خدمات آراد آرپانت در نصب، راه اندازی و پشتیبانی نرم افزارهای Atlassian
شما می‌توانید برای مدیریت بهتر پروژه خود از نرم افزارهای Atlassian استفاده کنید. شرکت آراد آرپانت در زمینه نصب کانفلوئنس، خدمات نصب جیرا و بامبو و راه‌اندازی و پشتیبانی این نرم افزارها به شما کمک می‌کند. برای کسب اطلاعات بیشتر درباره نرم افزارهای Atlassian و خدمات دیگر آراد آرپانت مانند خدمات دواپس، خدمات پشتیبانی شبکه و مجازی سازی سرور کافی است با شماره‌های موجود در سایت تماس بگیرید و یا به آدرس دفتر ما مراجعه کنید.
سوالات متداول
نرم افزارهای Atlassian چیست؟
نرم افزارهای Atlassian، شامل نرم افزارهایی مانند Jira، Bamboo و Confluence است که برای مدیریت فرآیندها استفاده می‌شود. شرکت آراد آرپانت ارائه دهنده‌ی خدمات نصب کانفلوئنس و خدمات نصب جیرا و راه‌اندازی و پشتیبانی این نرم افزارها می‌باشد.
فرآیند سازی چیست؟
فرآیند مجموعهای از فعالیتهایی است که به یکدیگر مرتبط هستند و با مصرف یک یا چند منبع، ورودیها را تبدیل به خروجیها میکنند.
چرا به مدیریت پروژه در شرکت نیاز داریم؟
ارتباطات مداوم، تخصیص موثر منابع، بهرهوری بالاتر، بهبود رضایت مشتری، مدیریت ریسک، بهبود روحیه، برنامهریزی بهتر، کنترل کیفیت، یادگیری از گذشته و نظارت مستمر.