راهنمای انتخاب بهترین برنامه برای مدیریت پروژه و تسک

معمولا مدیران پروژه چندین پروژه را به صورت همزمان انجام می‌دهند و برای اینکه به اهداف هر پروژه دست یابند، باید افراد و وظایف مختلفی را مدیریت کنند. این کار بسیار دشوار است چراکه در طول پروژه متغیرهای زیادی وجود دارد و همین موضوع به راحتی می‌تواند بی‌نظمی به بار آورد. در این شرایط است که وجود بهترین برنامه مدیریت پروژه  اهمیت پیدا می‌کند.

زمانی که از نرم افزار های مدیریت پروژه برای مدیریت پروژه های خود استفاده نکنید، ممکن است زمان زیادی را برای انجام کارهای بی‌اهمیت و کوچک صرف کنید. همچنین پیگیری کارها و هماهنگی فایل‌هایی که بین ایمیل و پیام‌رسان‌ها پخش شده‌اند، دشوار خواهد شد. در این شرایط کارها عقب می‌افتد و با نارضایتی کارفرما مواجه می‌شوید. بنابراین استفاده از برنامه مدیریت تسک لازم می‌شود.

آشنایی با نرم‌افزار مدیریت پروژه

برای برنامه‌ریزی، سازماندهی و تخصیص منابع و به طور کلی مدیریت پروژه‌ها از نرم‌افزار مدیریت پروژه استفاده می‌شود. این نرم‌افزار کمک می‌کند تا اعضای تیم همکاری بهتری داشته باشند. همچنین وظایف و مسئولیت‌های هریک از اعضا را مشخص می‌کند و به این ترتیب پیشرفت پروژه حاصل می‌شود. زمانی که چند پروژه به صورت همزمان اجرا می‌شود با استفاده از بهترین برنامه مدیریت پروژه می‌توانید همه چیز را کنترل کنید تا پروژه‌ها به موقع انجام شود و وظایف اولویت‌بندی شود.

دلیل اهمیت بهترین برنامه مدیریت پروژه

شما باید به عنوان یک مدیر پروژه از زمان انجام وظایف آگاهی داشته باشید و بدانید اعضای تیم چه کاری انجام می‌دهند. برنامه‌ریزی برای تیم بسیار اهمیت دارد و انجام آن به صورت دستی و یا با استفاده از ایمیل و اکسل خیلی کارآمد نیست.

با استفاده از بهترین برنامه مدیریت تسک تمام مستندات و مکاتبات در یک مکان جمع می‌شود. در نتیجه به راحتی می‌توان وظایف را بر اساس اولویت‌بندی تخصیص کرد. همچنین امکان پیگیری روند کار اعضا نیز وجود دارد.

بیشتر بخوانید: bitbucket چیست و چه کاربردی دارد؟

حال مزایای مهم استفاده از بهترین برنامه مدیریت پروژه را بررسی می‌کنیم.

1- برنامه‌ریزی و زمان‌بندی بهتر

مدیران پروژه به راحتی می‌توانند یک برنامه مدیریتی منسجم به وجود آورند و وظایف را اولویت‌بندی کنند. با نرم افزار های مدیریت پروژه می‌توان در کمترین زمان تعیین مهلت‌های زمانی، شناسایی وابستگی‌ها و تخصیص منابع را انجام داد. به این ترتیب با یک شروع خوب، فرآیند برنامه‌ریزی و زمان‌بندی پروژه ساده‌سازی شده و موفقیت حاصل می‌شود.

2– همکاری بیشتر افراد

معمولا اعضای تیم پروژه در دپارتمان‌های مختلف کار می‌کنند و در کنار این پروژه وظایف مختلفی دارند. در نتیجه هماهنگی برای برگزاری جلسات کمی دشوار است و ممکن است منابع گرانبهای زیادی را هدر دهد. در این شرایط اهمیت بهترین برنامه مدیریت پروژه مشخص می‌شود. با این برنامه می‌توان جدول زمانی پروژه و به روز رسانی وضعیت را به سادگی در اختیار همه اعضا قرار داد.

3- دورکاری

امروزه ممکن است اعضای تیم هرکدام در مکان و یا حتی کشور مختلفی باشند. در این صورت به کمک نرم‌افزار مدیریت پروژه می‌توان به بهترین شکل تیم را مدیریت کرد.

4- تخصیص درست وظایف

تخصیص درست وظایف یکی از مشکلات مدیران است که روی کارایی پروژه نیز تاثیر دارد. مدیر پروژه با این نرم‌افزار می‌تواند افرادی که زمان خالی دارند را پیدا کند و وظایف را به خوبی تقسیم کند. 

5- اشتراک‌گذاری سریع‌تر و دسترسی راحت‌تر به فایل‌ها

از ضروریات یک پروژه می‌توان به اشتراک گذاشتن فایل ها و دسترسی ایمن به آن‌ها اشاره کرد. این برنامه‌های مدیریت تسک، فضایی را برای ذخیره‌سازی فایل‌ها، ایجاد تغییر روی آن‌ها و نوشتن نظرات در اختیار کاربر می‌گذارد. همچنین گزارشی از تغییرات را ارائه می‌دهد تا همه چیز شفاف باشد.

6- توجیه آسا‌‌ن‌تر و سریع‌تر اعضای جدید

گاهی اوقات لازم است تا اعضای جدید به پروژه اضافه شوند و توضیح روند کار در مدت زمان کوتاه به عضو جدید، کار دشواری است. این مشکل نیز با بهترین برنامه مدیریت تسک برطرف می‌شود.

بیشتر بخوانید: کانفلوئنس چیست و چرا باید از آن استفاده کنیم؟

7- کنترل کردن ریسک

یک مدیر خوب می‌تواند با شناسایی تنگناهای بالقوه و به کارگیری راه‌حل‌های موثر به یک مدیر عالی تبدیل شود. مدیران می‌توانند با کمک نرم‌افزار مدیریت پروژه به ارتقا استراتژی‌های کاهش ریسک بپردازند و برای به کارگیری اقدامات متقابل مؤثر از تمام منابع در دسترس کمک بگیرند. به این ترتیب کارایی کل تیم بهتر شده و مدیران می‌توانند خطرات پروژه را کاهش دهند.

8- مدیریت کردن هزینه‌ها

مدیران با استفاده از نرم افزار های مدیریت پروژه می‌توانند مدیریت هزینه را به بهترین شکل انجام دهند. ممکن است در طول یک پروژه هزینه‌ها از کنترل خارج شوند. اما این نرم‌افزارها به مدیران کمک می‌کند که این اتفاق نیفتد. چراکه امکان پیگیری همه موارد به صورت همزمان و کنترل هزینه‌ها وجود دارد.

9- بهره‌وری بهتر

از مزایای دیگر بهترین برنامه مدیریت پروژه بهینه کردن فرآیند تصمیم‌گیری شما و بهبود بهره‌وری در کار است. با این برنامه تمام جزئیات مهم پروژه را می‌توانید ببینید و در زمان کوتاه بهترین تصمیم را بگیرید.

برای دیدن انواع نرم افزارهای Atlassian، اینجا کلیک کنید.

چطور می‌توانیم بهترین برنامه مدیریت پروژه را انتخاب کنیم؟

هر تیم و هر پروژه باهم تفاوت دارد. شما باید با انتخاب ابزارهای مدیریت پروژه مناسب ،کارهای خود را به خوبی انجام دهید. به همین دلیل باید ابزاری را انتخاب کنید که با نیاز شما متناسب باشد. در این صورت باید موارد زیر را برای انتخاب بهترین برنامه مدیریت تسک در نظر بگیرید.

1- امکانات و ویژگی‌ها

نرم‌افزارهای مختلفی برای هر درجه‌ای از نیاز وجود دارد. شما باید بر اساس فاکتورهایی مثل روش مدیریت خود، تعداد افراد درگیر در پروژه و حجم پروژه برنامه مناسب خود را انتخاب کنید.

2- روش مدیریت پروژه‌ها

باید پیش از انتخاب این نرم‌افزار، روش مدیریت خود را مشخص کنید. برای مثال روش آبشاری بر روی تعیین وابستگی‌ها، اولویت بندی، نگه‌داری سوابق و مستندسازی تمرکز دارد. به همین دلیل باید از ابزاری استفاده کنید که از این موارد پشتیبانی کند.

3- بودجه

باید برای انتخاب بهترین برنامه مدیریت پروژه به بودجه خود نیز توجه کنید. برای ایجاد چک لیست و مشخص کردن وظایف تکمیل شده می‌توانید از یک ابزار ساده و رایگان مدیریت پروژه استفاده کنید. اما اگر می‌خواهید ویژگی‌های پیشرفته‌تری در اختیار داشته باشید، باید هزینه کنید.

4– استفاده آسان

کار با برخی از نرم‌افزارها به قدری دشوار است که افراد از آن ناامید می‌شوند. شما باید به دنبال یک برنامه با کاربری آسان و ویژگی کاربردی باشید و بتوانید آن را مطابق با نیازهای خود شخصی‌سازی کنید.

امکانات ضروری بهترین برنامه مدیریت پروژه 

نرم افزار های مدیریت پروژه دارای امکانات مختلفی هستند ولی باید در انتخاب بهترین برنامه مدیریت تسک به موارد زیر توجه کنید.

1- داشبورد و گزارش‌گیری

بهترین راه برای دریافت یک نمای کلی از وضعیت پروژه، داشبورد و گزارش‌ها هستند. شما باید به دنبال نرم‌افزاری باشید که اطلاعات مربوط به منابع مصرفی، عملکرد تیم، هزینه و زمان‌بندی را به شما ارائه دهد. به این ترتیب می‌توانید وضعیت پروژه را در هر لحظه بررسی کنید و نقاط ضعف و قوت تیم را بشناسید و تصمیمات بهتری بگیرید.

2- مدیریت کارها (task management)

هر پروژه شامل کارها و زیرکارهای مختلفی است که با این ویژگی می‌توانید کارها را اولویت‌بندی کنید و به افراد مختلف اختصاص دهید و به تعیین ددلاین و بهبود همکاری تیم بپردازید.

بیشتر بخوانید: جیرا چیست و چه کاربردی برای مدیریت پروژه دارد؟

3- همکاری تیمی

اگر لازم است با تیم خود ارتباط برقرار کنید، باید نرم‌افزاری داشته باشید که امکان چت کردن را نیز داشته باشد تا بتوانید پس از تکمیل کار و نزدیکی به ددلاین، از روند باخبر شوید.

4– مطابقت با سایر نرم افزارهای کاری مثل اکسل

پروژه‌ها شامل تعداد زیادی متغیر هستند. زمانی که چیزی تغییر کرد، باید تاثیر آن را بر موارد دیگر بررسی کنید. سیستم شما باید این امکان را به شما بدهد که تمام فایل‌ها را در یک پایگاه داده نگهداری کنید و یا داده‌ها را بین نرم‌افزار خودتان و نرم‌افزارهای دیگر انتقال دهید.

سخن آخر

در این مقاله از آراد آرپانت سعی کردیم مواردی که برای مقایسه نرم افزارهای کنترل پروژه و انتخاب بهترین برنامه مدیریت تسک نیاز دارید را بررسی کنیم. امیدواریم خواندن این مقاله به شما کمک کند تا بتوانید بهترین برنامه مدیریت پروژه را در خدمات پشتیبانی شبکه کامپیوتری و خدمات دواپس پیدا کنید.