مدیریت تجهیزات و دارایی (Asset Management) چیست؟

در دنیای امروز کسب و کارهای مختلف به صورت گسترده و مستقیم به تکنولوژی و سیستم‌های کامپیوتری وابسته هستند و نمی‌توانند کارها و پروژه‌های گوناگون خود را بدون وجود این سیستم‌ها پیش ببرند. حال تصور کنید که در تجهیزات و سیستم‌های کامپیوتری اختلالی ایجاد شود، نتیجه‌ی آن چیست؟ مشخصاً عملکرد حیاتی سازمان‌ها نیز مختل می‌شود؛ بنابراین اینجا است که اهمیت استفاده از مدیریت تجهیزات و دارایی به صورت صحیح و حفاظت و نگهداری از آن‌ها مشخص می‌شود. اگر می‌خواهید در این زمینه اطلاعات بیشتری به دست آورید با ما تا انتهای این مطلب از وبلاگ آراد آرپانت برترین ارائه‌دهنده‌ی خدمات پشتیبانی شبکه در تهران همراه باشید.

بررسی ماهیت سیستم مدیریت تجهیزات و دارایی فناوری اطلاعات (IT asset management)

براساس اطلاعات مندرج در وب‌سایت Atlassian مدیریت تجهیزات و دارایی فناوری اطلاعات را می‌توان به صورت زیر تعریف کرد:

((فرآیندی است که در طی آن از نگهداری صحیح دارایی‌های یک سازمان و حفظ و ارتقای آن‌ها در زمان مورد نیاز اطمینان حاصل می‌شود. در حقیقت به زبان ساده می‌توان گفت که در این فرآیند مدیریتی تمامی دارایی‌های ارزشمند ملموس و غیرملموس یک سازمان بررسی شده و مورد استفاده قرار می‌گیرند.))

منظور از تجهیزات و دارایی فناوری اطلاعات چیست؟

حال سوالی که مطرح می‌شود این است که دارایی‌های فناوری اطلاعات دقیقاً شامل چه مواردی هستند؟ پاسخ به این سوال بسیار ساده است چرا که تجهیزات و دارایی‌های IT یک مجموعه متشکل از سیستم‌های سخت‌افزاری و نرم‌افزاری یا اطلاعات مهم آن سازمان است.  برای مثال در یک شرکت توسعه‌دهنده‌ی نرم‌افزار دارایی‌های IT مجموعه شامل کامپیوترها و مجوزهای نرم‌افزاری هستند که به ساخت، فروش و پشتیبانی نرم‌افزارها بر روی سرورهای میزبان کمک می‌کنند.

اهمیت سیستم مدیریت تجهیزات و دارایی

حال که با ماهیت کلی تجهیزات و دارایی فناوری اطلاعات آشنا شدیم، باید ببینیم که استفاده از یک سیستم برای مدیریت این تجهیزات چه فوایدی را برای یک مجموعه به دنبال خواهد داشت؟

دستیابی به یک منبع واحد و منظم

در بیشتر موارد دارایی‌های یک سازمان در مکان‌های گوناگون و توسط افراد مختلف ردیابی می‌شوند. در چنین شرایطی هیچ شخصی مالک تجهیزات نیست و هیچ کدام از قطعات و تجهیزات نیز نمی‌تواند اطلاعات را جمع‌آوری و متمرکز کنند که نتیجه‌ی نهایی آن بروز هرج و مرج و بی‌نظمی در روند کار است؛ در حالی که با وجود سیستم مدیریت تجهیزات و دارایی نظم فوق‌العاده‌ای بر سازمان حکم‌فرما می‌شود.

کاهش هزینه‌ها و بهبود بهره‌وری در سازمان

با وجود یک سیستم مدیریت تجهیزات و دارایی اطلاعات در سازمان به‌روز نگه داشته شده و به این ترتیب از خریدهای غیرضروری جلوگیری می‌شود که نیتجه‌ی آن افزایش بهره‌وری، صرفه‌جویی در هزینه‌ها و کاهش هزینه‌های مرتبط با دریافت مجوز و پشتیبانی است.

موفقیت در مدیریت دارایی‌های فیزیکی

برای اینکه یک سازمان بتواند در زمینه‌ی مدیریت تجهیزات و دارایی‌های فیزیکی خود به موفقیت برسد باید مجموعه‌ی گسترده‌ای از فعالیت‌ها شامل تدوین اهداف و استراتژی، آموزش و فرهنگ‌سازی در بین منابع انسانی، برنامه‌ریزی مداوم برای اجرای پروژه‌های پیشرفت را پیگیری کرده و در عین حال مدیران مجموعه هم به صورت جدی به دنبال انجام این کار باشند. با توجه به این مسئله فاکتورهای لازم برای موفقیت در مدیریت تجهیزات و دارایی‌های فیزیکی را می‌توان در زیر خلاصه کرد:

1) توسعه‌ی فعالیت‌های تیمی و گروهی

2) آگاه‌کردن کارکنان در کنار توسعه شایستگی‌ها و تعهد حرفه‌ای آن‌ها

3) داشتن اطلاعات کافی در مورد عملکرد، ریسک‌های احتمالی و هزینه‌ی کلی دارایی‌های فیزیکی موجود

مدیریت پیکربندی در ITIL

هدف اولیه طراحی پایگاه داده مدیریت تجهیزات (CMDB) جمع‌آوری اطلاعات از تجهیزات و دارایی‌های سیستم IT بود که در ابتدا به صورت دستی وارد می‌شدند. بعد از آن با پیشرفت‌های انجام شده و استفاده از تکنولوژی‌های گوناگون مثل ابزار اکتشاف، روند جمع‌‌آوری اطلاعات به صورت خودکار انجام شد.

با توجه به این موضوع نقش CMDB همگام با تکامل مدیریت سرویس و سایر فرآیندهای IT پیشرفت کرد و این فرآیند همچنان در آینده نیز ادامه خواهد داشت. البته تصور نکنید که این منافع صرفاً مختص شرکت‌های IT است چرا که مجموعه‌های غیر IT نیز می‌توانند از وجود CMBD به طرز موثری بهره ببرند.

پایگاه داده مدیریت تجهیزات (CMDB)

پایگاه داده مدیریت تجهیزات در بیشتر موارد به عنوان مرکز فرماندهی در سیستم مدیریت تجهیزات و دارایی فناوری اطلاعات شناخته می‌شود. البته باید توجه کنید که CMDB در اصل نوعی مخزن است که شبیه یه یک پایگاه داده عمل کرده و اطلاعات فضای IT و اجزای آن را در خود نگهداری می‌کند.

اطلاعات نگهداری شده در پایگاه داده مدیریت تجهیزات شامل موارد زیر هستند:

● لیست تجهیزات

● روابط بین آن‌ها

با وجود این پایگاه داده حتی اگر سخت‌افزارها و نرم‌افزارهای یک سازمان در محیط‌های جغرافیایی و فیزیکی گوناگون باشند باز هم می‌توان آن‌ها را به صورت یکپارچه مدیریت کرد. 

از نرم‌افزار مدیریت تجهیزات استفاده کنید

با توجه به موارد فوق اهمیت استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت تجهیزات و دارایی در سازمان‌ها و کسب‌وکارهای مختلف مشخص می‌شود. البته برای راحتی هر چه بیشتر شما آراد آرپانت خدمات نصب انواعی از این نرم‌افزارها مانند نصب جیرا را در اختیار مشتریان عزیز قرار می‌دهد که با کمک آن می‌توانید:

● به تاخیر افتادن برنامه‌های نگهداری و تعمیرات را کاهش دهید.

● طول عمر دارایی‌ها و تجهیزات را افزایش دهید.

● تعمیرات و بازرسی‌ها را سرعت ببخشید.

● از تولید ضایعات و دوباره‌کاری جلوگیری کنید.

● میزان مصرف انرژی را کاهش دهید.

● فرآیندهای نگهداری و تعمیرات را استاندارد کنید.

● شاهد صرفه‌جویی در زمان گزارش‌گیری باشید.

● آپدیت دستورکارها را در لحظه جمع‌آوری کنید.

● به منابع نگهداری و تعمیرات به شکل مناسبی دسترسی پیدا کنید.

● درخواست کارها را خودکارسازی کنید.

● از تعداد قطعات مورد نیاز برای نگهداری و تعمیرات به صورت دقیق مطلع شوید و...

سخن پایانی

در این مطلب با ماهیت مدیریت تجهیزات و دارایی و اهمیت استفاده از نرم‌افزارهای گوناگون برای انجام این کار آشنا شدیم. شما می‌توانید برای کسب اطلاعات بیشتر در این زمینه و درخواست استفاده از خدمات متنوع شبکه مجموعه آراد آرپانت با شماره تلفن 02191031749 تماس بگیرید.

سوالات متداول

۱. منظور از مدیریت تجهیزات و دارایی چیست؟

فرآیندی است که در طی آن از نگهداری صحیح دارایی‌های یک سازمان و حفظ و ارتقای آن‌ها در زمان مورد نیاز اطمینان حاصل می‌شود.

۲. تجهیزات و دارایی فناوری اطلاعات شامل چه مواردی است؟

تجهیزات و دارایی‌های IT یک مجموعه متشکل از سیستم‌های سخت‌افزاری و نرم‌افزاری یا اطلاعات مهم آن سازمان است. 

۳. مزیت استفاده از نرم‌افزار مدیریت تجهیزات و دارایی آراد آرپانت چیست؟

استفاده از این نرم‌افزار مزایای گوناگونی را برای شما به دنبال دارد که از جمله‌ی آن می‌توان به کاهش میزان مصرف انرژی، خودکارسازی درخواست کارها و افزایش طول عمر تجهیزات و دارایی‌ها اشاره کرد.

۴. منظور از پایگاه داده مدیریت تجهیزات چیست؟

CMDB یا پایگاه داده مدیریت تجهیزات در اصل نوعی مخزن است که شبیه یه یک پایگاه داده عمل کرده و اطلاعات فضای IT و اجزای آن را در خود نگهداری می‌کند.

۵. برای موفقیت در زمینه‌ی مدیریت تجهیزات و دارایی باید چه کارهایی انجام داد؟

موفقیت در این زمینه نیازمند فراهم کردن فاکتورهای مشخصی است که در متن به آن‌ها اشاره شده است.